Rapat Kerja Yayasan Pondok Pesantren Hidayatullah Dumai Tahun 2025: Menguatkan Tata Kelola, Menyatukan Langkah Menuju Lembaga yang Mandiri dan Terpercaya
Hidayatullah Dumai, 18–20 Januari 2025 — Sebagai upaya penguatan manajemen kelembagaan dan peningkatan kualitas pelayanan terhadap umat, Yayasan Pondok Pesantren Hidayatullah Dumai kembali menggelar Rapat Kerja Yayasan (Rakeryas) Tahunan yang dilaksanakan mulai tanggal 18 hingga 20 Januari 2025. Kegiatan ini diselenggarakan di Kampus Madya Hidayatullah Dumai, dan diikuti oleh seluruh jajaran struktural yayasan, mulai dari Badan Pembina, Badan Pengawas, Badan Pengurus inti, Kepala-kepala Departemen, dan Kepala-kepala Unit, hingga pengelola amal usaha dan wakil dari unit-unit pendukung lainnya.
Dengan tema “Optimalisasi Tata Kelola Menuju Kemandirian Lembaga yang Terpadu dan Amanah”, kegiatan Rakeryas ini menjadi forum strategis untuk mengevaluasi program kerja tahun sebelumnya, menyusun langkah perbaikan yang konkrit, serta menetapkan kebijakan baru dalam manajemen organisasi, utamanya terkait dengan penguatan sistem keuangan, penataan struktur logistik dapur, serta pengangkatan personel kunci dalam pelaksanaan teknis harian yayasan.
Pembukaan: Menyatukan Tekad, Menyusun Niat Lillah
Rakeryas tahun 2025 dibuka secara resmi pada Sabtu (18 Januari 2025) dengan pembacaan tilawah Al-Qur’an, dilanjutkan dengan sambutan Ketua Yayasan dan pengarahan dari Ketua & Anggota Badan Pembina. Dalam sambutannya, beliau menyampaikan bahwa rapat kerja bukan sekadar rutinitas administratif, namun merupakan bagian penting dari amal jama’i untuk memastikan keberlangsungan perjuangan dakwah dan pendidikan Islam dalam koridor profesional dan amanah.
“Kita tidak bisa membangun lembaga hanya dengan semangat, tetapi dengan sistem yang rapi, sumber daya manusia yang terlatih, serta keuangan yang tertib. Semua itu adalah wujud dari tanggung jawab syar’i kita terhadap umat, terhadap santri, dan terhadap Allah Subhanahu wa Ta’ala,” ujar beliau.
Agenda Strategis: Penataan Sistem Menuju Lembaga yang Profesional
Rapat kerja yayasan ini berfokus pada sejumlah agenda penting dan strategis yang menjadi fondasi utama dalam pengelolaan yayasan ke depan, yaitu:
1. Penetapan Sentralisasi Keuangan Yayasan
Sebagai langkah awal dalam reformasi manajemen, Rakeryas menetapkan kebijakan sentralisasi keuangan, di mana seluruh transaksi keuangan baik yang berasal dari unit pendidikan, unit dakwah, unit sosial, maupun amal usaha, sebisa mungkin akan dikonsolidasikan dalam satu sistem terpusat di bawah pengawasan langsung bendahara yayasan.
Kebijakan ini diambil untuk memastikan:
Transparansi dan akuntabilitas dalam pengelolaan dana umat.
Kemudahan dalam pengawasan, evaluasi, dan pelaporan keuangan.
Pemerataan alokasi dana untuk semua unit berdasarkan skala prioritas dan kebutuhan.
Penguatan integritas lembaga melalui manajemen yang rapi, terbuka, dan efisien.
Sentralisasi ini juga diiringi dengan penyusunan beberapa standar operasional prosedur (SOP) baru terkait pengajuan anggaran, pencairan dana, pelaporan pembelian barang, dan audit internal berkala.
2. Pengangkatan Staf Bendahara (Kasir Yayasan)
Sebagai bentuk implementasi sistem keuangan terpusat, Rakeryas menetapkan secara resmi pengangkatan Staf Bendahara (Kasir Yayasan) yang akan bertugas penuh dalam:
Menerima, mencatat, dan mengelola transaksi kas masuk dan keluar.
Menyusun laporan kas harian, pekanan, dan bulanan.
Menjadi penghubung utama antara setiap unit dengan bendahara utama.
Menjaga sistem kontrol keuangan agar berjalan sesuai prinsip syariah dan ketertiban administrasi.
Staf yang diangkat telah melalui proses seleksi internal dengan mempertimbangkan integritas, akhlak, dan kompetensi manajerial. Diharapkan kehadiran kasir ini dapat memperkuat sistem pelaporan, dan mencegah terjadinya kekeliruan atau kelalaian dalam transaksi keuangan.
3. Penataan Dapur dan Pengangkatan Kepala Dapur & Juru Masak
Dalam aspek logistik dan pelayanan konsumsi santri, Rakeryas juga menetapkan kebijakan penting terkait pengelolaan dapur umum, dengan menunjuk Kepala Dapur dan Juru Masak yang baru. Penunjukan ini bertujuan untuk:
Meningkatkan kualitas gizi dan kebersihan makanan santri dan pengasuh pondok.
Menyusun pola menu harian dan pekanan yang sehat, hemat, dan bervariasi.
Menata ulang sistem pengadaan bahan makanan, pengelolaan stok, dan pencatatan keluar-masuk bahan pangan.
Menjaga waktu dan disiplin penyajian makanan sesuai kebutuhan kegiatan pondok.
Kepala dapur yang ditunjuk, diberi amanah bukan hanya sebagai pelaksana teknis, namun juga sebagai pemegang tanggung jawab moral atas pemenuhan kebutuhan pokok warga pondok, terutama para santri dan pengasuh yang merupakan generasi calon pemimpin umat.
Ruh Jama’ah: Merajut Ukhuwah, Mengokohkan Visi
Kegiatan rapat kerja yayasan ini juga menjadi momentum mempererat ukhuwah antara sesama pengelola lembaga. Diskusi, musyawarah, dan sidang dilakukan dalam suasana saling menghargai dan menasehati, dalam bingkai syura dan adab berjama’ah. Setiap unit menyampaikan laporan dan usulan program kerja dengan keterbukaan, keikhlasan, dan kesadaran akan pentingnya keterpaduan langkah dalam mengelola amanah ini.
Seluruh agenda kegiatan Rakeryas juga diselingi dengan dzikir/wirid bersama, dan shalat berjamaah, guna menjaga keberkahan langkah dan memastikan bahwa seluruh perencanaan ini dilakukan semata karena Allah Subhanahu wa Ta’ala.
Penutup: Menuju Lembaga yang Mandiri, Tertib, dan Berkah
Rapat Kerja Yayasan Pondok Pesantren Hidayatullah Dumai Tahun 2025 ditutup pada Senin (20 Januari 2025) dengan pembacaan hasil keputusan, seruan komitmen bersama, dan doa penutup. Seluruh peserta menyatakan kesiapan untuk mengimplementasikan keputusan Rakeryas di unit masing-masing, serta berkomitmen untuk terus meningkatkan kualitas pengabdian kepada lembaga dan umat.
“Semoga langkah ini menjadi amal jariyah kita. Mari kita tata lembaga ini dengan sistem yang rapi, amal yang istiqamah, dan niat yang ikhlas. Inilah bentuk tanggung jawab kita di hadapan Allah dan generasi penerus dakwah,” pungkas Badan Pembina dalam statement penutupnya.
“Bekerja dalam Jama’ah, Terorganisir dalam Sistem, Ikhlas dalam Tujuan.”
Yayasan Pondok Pesantren Hidayatullah Dumai kini memasuki fase baru dalam pengelolaan, dengan semangat profesionalisme yang berbasis pada manhaj Qur’ani, nilai-nilai adab Islami, dan komitmen kolektif membangun peradaban Islam dari lingkungan pesantren yang harmonis.
(Abu Aseela)
